ফোন চয়ন করুন, পছন্দসই নম্বর ডায়াল করুন এবং ... তারপর পুনরায় আরম্ভ করার একটি দীর্ঘ প্রক্রিয়া শুরু হয়। এইগুলি ফোনে প্রথমবারের মতো ব্যবসার যোগাযোগের সম্মুখীন হয়। কী এবং কীভাবে বলতে হয়, কীভাবে আপনার কোম্পানিকে উপস্থাপন করা, সুদ, বা অন্তত কেবল শোনাতে লাভজনক? টেলিফোনের কথোপকথন শিল্প প্রায় সব সমস্যার সমাধান করে।
টেলিফোনের কথোপকথন কিভাবে সঠিকভাবে পরিচালনা করা যায়?
ফোনে প্রথমবারের মতো ব্যবসায়িক যোগাযোগের মাধ্যমে যারা প্রথমবারের মতো মুখোমুখি কথা বলে তাদের প্রথম এবং প্রধান ভুল হল কথোপকথনের গুরুত্বের একটি বিরল মনোভাব। সম্পূর্ণ আত্মবিশ্বাসের মধ্যে যে সংলাপটি দেখেন না এবং তাকে অনুভব করেন না, একজন ব্যক্তি নিষিদ্ধ বাক্যাংশগুলোকে অনেক কিছু বলতে পারে, তার হাত ও এমনকি একটি মুখ দিয়ে অনেক অপ্রয়োজনীয় কাজ করতে পারে, এবং তারপর আন্তরিকভাবে আশ্চর্যের বিষয় যে কেন ক্লায়েন্ট তার কোম্পানির সাথে কাজ করতে চায় না। এই ধরনের ভুলগুলি এড়ানোর জন্য, আমরা ফোনের মাধ্যমে আলোচনার জন্য নিয়মগুলি বিবেচনা করব:
প্রধান সমস্যা
আপনি ফোন বাছাই এবং একটি কল করতে দীর্ঘ আগে, নিজেকে কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন:
- এই কল উদ্দেশ্য কি, এবং কথোপকথন এর ফলাফল আপনি কি আশা করছেন?
- আপনি এই কল ছাড়া সব করতে পারেন?
- আপনি কথা বলতে এবং এই বিষয়ে আলোচনা করতে প্রস্তুত? সমস্ত নথি আপনার নখদর্পণে এবং সব আর্গুমেন্ট প্রস্তুত? সব পরে, কথোপকথন মুহূর্তে এটি জন্য সন্ধান না হওয়া পর্যন্ত সংলাপ অপেক্ষা করবে না;
- আপনি কি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করবে? আপনি তাদের আগাম প্রস্তুত?
- আপনি ফোনে কথা বলবেন কিভাবে? এটি একটি বন্ধুত্বপূর্ণ কথোপকথন বা হার্ড চাপ?
টেলিফোন কথোপকথন শিষ্টাচার
কথোপকথনে যা আপনি সংযোজন করতে পারেন না, সেখানে অনেকগুলি নিয়ম রয়েছে, যা লঙ্ঘন করে যা খারাপ ফর্ম বলে মনে করা হয়। আর কারও কারও কারও তারের অন্য প্রান্তে নেই। একটি ত্রুটি আপনাকে এবং আপনার কোম্পানীর বিশ্বাসযোগ্যতা খরচ করতে পারেন। সুতরাং, নৈতিকতা অনুযায়ী টেলিফোন আলোচনা কি ধরনের হওয়া উচিত:
- যদি তারা আপনাকে কল করে, তাহলে 2-3 টি রিং দিয়ে ফোনটি নিন। টান ইন, ব্যবসা স্থগিত এবং এটি গ্রহণ;
- স্পষ্টভাবে কথা বলতে, grammatically সঠিকভাবে, rhythmically এবং একটি গড় loudness সঙ্গে। আপনার স্বরবর্ণ দেখুন বিরক্তি, উদাসীনতা বা শ্রেষ্ঠত্বের স্পর্শের অনুমতি দেবেন না;
- স্বাগত এবং প্রতিটি কথোপকথন সময় নিজেকে পরিচয় করিয়ে এছাড়াও আপনার সংলাপ সঙ্গে যোগাযোগ কিভাবে খুঁজে বের করুন;
- আপনার প্রতিদ্বন্দ্বী কথা বলতে সময় আছে কিনা তা নির্দিষ্ট করুন;
- সক্রিয় শ্রোতা হোন, কীওয়ার্ডগুলি পুনরাবৃত্তি করুন, ব্যাখ্যা করুন এবং তথ্য লিখতে ভুলবেন না;
- বলার সময়, কিছু খাবেন না এবং গান শুনবেন না এটি অন্তত কুশ্রী, এবং আপনার সংলাপকে বিভ্রান্ত করবে;
- আপনি প্রতিশ্রুত যদি ফিরে কল;
- সবসময় কল জন্য ধন্যবাদ;
- যদি সঠিক ব্যক্তিটি নিখোঁজ হয়, তাহলে তার কাছে হস্তান্তরের কি হবে এবং যদি আপনি সাহায্য করতে পারেন তা উল্লেখ করুন।
মনে রাখবেন যে কোনও টেলিফোন কথোপকথন এবং তাদের পরিচালনা করার ক্ষমতাটি আপনার বন্ধুত্বের উপর নির্ভর করে এবং সংলাপে অংশগ্রহন করতে পারে। এমনকি আপনি হাসছেন, তিনি আপনার ভয়েস দ্বারা এটা বোধ করবে।
টেলিফোনের কথোপকথন পর্যায়
একেবারে কোন কথোপকথনের নিজস্ব গঠন আছে: শুরু, প্রধান অংশ এবং সমাপ্তি। আপনি যদি টেলিফোনে ব্যবসার আলোচনার পরিকল্পনা করছেন, তাহলে নিম্নোক্ত পরিকল্পনাটি অনুসরণ করার চেষ্টা করুন:
- একটি পরিচিতি প্রতিষ্ঠা করা (যদি আপনি কল করেন, আপনি যে ব্যক্তির সাথে কথা বলছেন তাকে সালাম করুন, নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন এবং সঠিক ব্যক্তির জন্য ফোনটি জিজ্ঞাসা করুন, যদি আপনি যে ব্যক্তির সাথে কথা বলছেন তাকে সালাম দেবার জন্য আপনাকে ডাকেন, নিজেকে পরিচয় করান এবং কী সাহায্য করতে পারেন তা জিজ্ঞাসা করুন)
- কল উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা। (তিনি কি কল করা হয় সে বিষয়ে কথক থেকে নির্দিষ্ট করুন, আপনি যদি কল করেন, আপনি নিজেকে বিষয় ক্রস সেট আউট)।
- গ্রাহক পরিষেবা বা আপনার অনুরোধ প্রক্রিয়া। এই পর্যায়ে কার্যকর টেলিফোন কলগুলি সম্ভব হলে:
- আপনি বা আপনার সংলাপ সংক্ষেপে এবং স্পষ্টভাবে আপনার কল উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা;
- আপনি সংলাপ মনোযোগ দিয়ে শুনুন এবং প্রয়োজনীয় তথ্য লিখুন;
- যদি আপনি "হ্যাঁ", "তাই", "লিখুন", "বোধগম্য" শব্দগুলির সাহায্যে এটির সাথে কথোপকথনটি নিশ্চিত করুন; -
- যদি আপনি আমাকে জানান যে আপনি কলারকে কীভাবে সাহায্য করবেন এবং আপনি কী করবেন। আপনি ফ্রেজ যোগ করতে পারেন: "আপনি আমার উপর গণনা করতে পারেন" বা এটি অনুরূপ কিছু।
- কথোপকথন ফলাফল ফিক্সিং:
- সংলাপে জোরে জোরে, আপনি তার সাথে কোন উপসংহার আসেন;
- আলোচনা বিষয় অনুযায়ী আপনার কর্মের মন্তব্য;
- আপনি একটি পুনরাবৃত্তি কল, চিঠি বা সভায় সম্মত হন।
- কথোপকথন শেষ ক্লায়েন্টের সাথে টেলিফোন কথোপকথন সম্পূর্ণ বিবেচনা করা যেতে পারে যদি:
- কল এর লক্ষ্য অর্জন করা হয়েছিল;
- কথোপকথনের ফলাফল সংক্ষিপ্ত ছিল এবং ঘোষণা;
- আপনি কোনও বিদায়ের অভিনয় ব্যবহার করেছেন: "আপনার কল জন্য আপনাকে ধন্যবাদ," "আমরা আপনাকে আবার শুনতে খুশি হবে," "আমি আপনার সাথে কথা বলতে খুব খুশি ছিল (বিকল্প: আপনাকে সাহায্য করার জন্য)," ইত্যাদি
টেলিফোনে কথোপকথন দক্ষতা সময় এবং অভিজ্ঞতা নিয়ে আসে। প্রায় কোনও কথোপকথনেই এটিকে অনুসরণ করা উচিত এমন প্রধান বিষয়টি তাকে সংলাপ ও মনোযোগের জন্য সম্মান করে। একটি টেলিফোন কথোপকথন সফলভাবে করার জন্য অতিপ্রাকৃত দক্ষতা থাকতে হবে না। কখনও কখনও এটি যে আপনি দেখতে এবং তাকে তাদের বন্ধুভাবাপন্নতা প্রকাশ না কেউ এ হাসি যথেষ্ট যথেষ্ট।